SBS Dokument | das integrierbare
Dokumenten-Management-System mit Archivierung
Aus steuerrechtlicher Sicht sind alle Kleinstgewerbetreibende bis hin zum Großunternehmer zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Vom kleinen Parkschein über den Lieferschein, bis zur elektronischen E-Mail müssen diese Dokumente geordnet aufbewahrt werden.
Organisieren und archivieren Sie Ihre Dokumente vom Zeitpunkt des Posteingangs, über die Bearbeitung, Verteilung und Weiterleitung, bis zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung.
Durch das immer größer werdende Aufkommen an Papier und elektronischen Dokumenten, erhöhen sich Recherche- und Ablagezeiten im Bereich der Ein- und Ausgangsdokumente.
Komplexe Ablagestrukturen tendieren meist zur Unübersichtlichkeit, sind unzuverlässig und nicht unveränderbar, somit auch nicht archivierungsfähig.
SBS iDokument ist die Dokumentenorganisation mit -Archivierung für die elektronische Post (E-Mails) sowie für alle gescannten Ein- und Ausgangs-dokumente. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Verbindungen und synchronisiert den Ablauf zwischen den Papierdokumenten und der EDV. Es ist ein dynamisches Ablagesystem zur Verwaltung digitalisierter Dokumente vor der elektronischen Archivierung.
Liegezeiten und Transportkosten von Dokumenten entfallen und die effektive Zusammenarbeit von Mitarbeitern an einem Dokument wird unterstützt.
Die digitalisierten Dokumente sind jederzeit per Mausklick zugänglich, sofern die User entsprechende Lese-/Bearbeitungsrechte besitzen. Das Finden eines Dokuments benötigt nur wenige Sekunden.
Das „Verschwinden“ oder nicht mehr „Finden“ von Dokumenten gehört damit der Vergangenheit an.
Dokumente Ihrer Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Personalabteilung mit einzelnen Lohnabrechnungen werden verschlagwortet und automatisch in das Dokumentenmanagement übergeben.
Durch die Verknüpfung zum Buchungssatz der
Finanzbuchhaltung SBS Rewe plus® kann jedes Dokument z.B. aus der Anlagenbuchhaltung als Ansicht am Bildschirm generiert werden.
Der Arbeitsaufwand für das Suchen von Dokumenten wird spürbar gesenkt. Digital gespeicherte Dokumente erleichtern die Arbeit erheblich. Tätigkeiten wie Kopieren, Verteilen und Ablage von Dokumenten entfallen.
Die Akzeptanz bei allen Mitarbeitern erfolgt durch die einfache Handhabung. Niedrige Verwaltungskosten und Kosteneinsparung durch eine schnellere Bearbeitung auf das zugriffsbereite digitalisierte Dokument sind nach kurzer Zeit der Einführung messbar.
Mit einer integrierbaren Automatisierung organisieren und strukturieren Sie einmalig die Verteilung und Dokumentenablage von ein- und ausgehenden Geschäftsbriefen, Verträgen, Faxmitteilungen, Dateien, Projektplänen, Notizen oder auch E-Mails.
Workflows mit digitalen Dokumenten sichern hohe Präzision und Pünktlichkeit auch in Verwaltungsabläufen.
Wir beraten und klären auf …
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über die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung
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über das konforme Scannen und geordnete Aufbewahren von Papierdokumenten
- über die Aufbewahrung elektronischer Daten von E-Mail und steuerrelevanten Daten
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über das richtige Speichermedium
Laut den Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
gemäß
§147 AO sind folgenden Unterlagen "geordnet"
aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
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